PERENCANAAN SDM
Setiap perusahaan memerlukan perencanaan SDM, agar tujuan perusahaan tercapai secara efektif dan efisien. Perusahaan wajib membuat suatu perencanaan SDM agar sistem produksi dapat berjalan, apabila SDM belum ada tentu saja produksi tidak akan bisa berjalan. Perencanaan yang baik akan membuat perusahaan relatif memiliki tenaga kerja yang memadai baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
1. Secara Kuantitatif
Secara kuantitatif perusahaan memiliki jumlah tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan, tidak berlebih namun juga tidak kekurangan.
2. Secara Kualitatif
Sejumlah tenaga kerja yang dimiliki perusahaan memiliki kompetensi sesuai dengan spesifikasi perusahaan
A. Pengertian Perencanaan SDM
Pengertian Perencanaan SDM sebagaimana dijelaskan oleh Hadari Nawawi (2001) adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi dengan tujuan untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin dan agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi kualifikasi dalam mengisi yang kapan dan manapun mengalami kekosongan. (Arthur E. Sherman & George W Bohlander, 1992).
2. Perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa dengap (G Steiner).
3. Hadari Nawawi (2001) menambahkan terdapat 3 pengertian yang relevan dengan pengertian perencanaan SDM, yaitu :
a. Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang pada suatu organisasi meliputi penyediaan tenaga kerja baru dan pendayagunaan yang sudag tersedia.
b. Perencanaan SDM adalah proses untuk menggiatkan kembali upaya mempelajari kebutuhan tenaga kerja di lingkungan suatu perusahaan agar terintegrasi dengan rencana bisnisnya.
c. Perencanaan SDM adalah proses untuk menetapkan strategi memproleh, memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang dan pengembangannya di masa yang akan datang.
B. Manfaat Perencanaan SDM
Fungsi perencanaan SDM ialah memiliki prediksi kondisi tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai organisasi yang kompetitif dalam mengatisipasi perubahan lingkungan bisnis sekarang dan masa yang akan datang. Dalam fungsi tersebut, Hadari Nawawi (2001) mengungkapkan manfaat perencanaan SDM, sebagai berikut :
1. Meningkatkan Sistem informasi SDM.
2. Mengembangkan Sistem informasi SDM untuk:
a. Meningkatkan pendayagunaan SDM
b. Menyelaraskan aktivitas SDM dengan tujuan perusahaan
c. Menghemat tenaga, waktu dan dana serta meningkatkan keakuratan dalam proses penerimaan tenaga kerja.
3. Mempermudah pelaksanaan koordiinasi SDM oleh manajer SDM.
4. Mengetahui kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM di masa yang akan datang
5. Mengetahui posisi yang lowong di masa yang akan datang sehingga memudahkan rencana suksesi.
C. Proses Perencanaan SDM
Hadari Nawawi (2001) mengambarkan suatu model proses perencanaan SDM dengan membandingkan antara workload analysis (analisa beban kerja) dengan workfoce analysis (analisis kekuatan kerja).
Proses perencanaan SDM terdiri dari :
1. Analisis volume dan beban kerja, terdiri dair 3 kegiatan sebagai berikut:
a. Melakukan usaha memastikan sebab-sebab kebutuhan tenaga kerja berdasarkan volume dan beban kerja yang bersumber dari rencana strategis dan rencana operasional bisnis perusahaan.
b. Memilih teknik peramalan yang akan dipergunakan untuk menetapkan tenaga kerja yang dibutuhkan baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
c. Menetapkan perkiraan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek dan jangka panjang.
2. Analisis kekuatan/kemampuan tenaga kerja, memiliki dua kegiatan sebagai berikut:
a. Melakukan analisis tenaga kerja untuk mengetahui jumlah dan ke terampilan/keahlian tenaga kerja yang dimiliki perusahaan (internal) dan analisis pasar tenaga kerja di luar perusahaan (eksternal).
b. Hasil analisis tersebut digunakan untuk merumuskan perkiraan persediaan (Supply) tenaga kerja baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Selanjutnya kedua proses tersebut diintegrasikan dengan rencana strategis perusahaan.
D. Analisis Tenaga Kerja untuk Perencanaan SDM
Analisis tenaga kerja ialah usaha untuk mengetahui jumlah, posis, kualitas SDM yang dimiliki perusahaan dengan melaksanakan inventarisasi kondisi pekerja. Langkah-langkah analisis tenaga kerja menurut Hadari Nawawi (2001) adalah sebagai berikut:
1. Jumlah Tenaga Kerja
Kegiatan analisis pekerjaan secara menyeluruh akan menghasilkan suatu informasi beban kerja pada setiap unit kerja, termasuk kebutuhan tenaga kerja dan peralatan yang diperlukan. Dengan melihat perkembangan usaha dapat diketahui antara jumlah yang ada dengan yang diperlukan saat ini dan masa yang akan datang secara kuantitatif.
2. Komposisi Kerja
Tenaga kerja yang diperlukan dengan yang ada juga harus dilihat komposisinya, apakah sudah terisi atau belum, cukup atau berlebih atau kurang, agar diketahui posisi mana saja yang lowong atau berlebih. Dari analisis ini kemudian dibuat rencana kegiatan, apakah melalui promosi atau penarikan dari luar perusahaan.
3. Kualitas Tenaga Kerja
Langkah terakhir adalah melakukan inventarisasi mendalam kualitas tenaga kerja dengan membandingkan diskripsi pekerjaan dan tenaga kerja dengan membandingkan diskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dengan tenaga kerja yang ada pada saat ini. Kegiatan ini bisa dilakukan berjenjang namun terpadu atau terintegrasi. Dengan demikian akan diketahui peta kondisi sumber daya manusia yang ada di perusahaan untuk perencanaan jangka pendek, jangka panjang menengah dan jangka panjang.
E. Faktor - faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan SDM
Menurut Hadari Nawawi (2001), perencanaan SDM dipengaruhi oleh beberapa faktor berikut ini :
1. Faktor Eksternal
Faktor eksternal yang mempengaruhi perencanaan SDM adalah sebagai berikut :
a. Faktor Ekonomi Nasional dan Global
Faktor ini akan berpengaruh pada rencana strategi perusahaan, misalnya pada kondisi inflasi yang cukup tinggi atau pertumbuhan ekonomi yang baik atau resesi ekonomi tentu akan berpengaruh pada strategi penjualan dan produksi perusahaan.
b. Faktor sosial, politik dan hukum
Peraturan perundang-undangan dalam bidang bisnis dan ketenagakerjaan harus dipatuhi oleh perusahaan berpengaruh pada strategi pengupahan perusahaan. Tuntutan untuk menyerap tenaga kerja daerah juga menjadi tantangan bagi perusahaan.
c. Faktor perkembangan teknologi
Perusahaan harus mempertimbangkan perkembangan teknologi menyangkut apakah produknya akan usang dan tergantikan oleh teknologi lain, atau perkembangan mesin produksi terkini yang mewajibkan perusahaan untuk membeli agar tetap kompetitif, atau strategi mempersiapkan sumber daya manusia untuk mampu mengoperasikan teknologi baru.
d. Faktor pesaing
Perkembangann pesaing juga mempengaruhi rencana strategi perusahaan agar tetap kompetitif.
2. Faktor Internal
a. Rencana strategik dan rencana operasional
Setiap terjadi perubahan rencana strategik dan rencana operasional akan berdampak pada perencanaan SDM, karena perusahaan perlu memastikan secara kualitatif dan kuantitatif bahwa sumber daya manusia mencukupi untuk mendukung perubahan rencana strategik dan operasional.
b. Anggaran SDM
Anggara SDM sangat terkait dengan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan
c. Peramalan produksi dan penjualan
Perencanaan SDM diperlukan untuk memastikan kebutuhan sumber daya manusia terintegrasi dengan peramalan produksi dan penjualan
d. Faktor bisnis baru
Bila perusahaan membuat lini bisnis baru baik sebagai bentuk pengembangan atau pengalihan bisnis, sudah tentu perencanaan SDM dilakukan untuk memastikan kebutuhan sumber daya manusia terpenuhi dengan baik secara kuantitatif maupun kualitatif
e. Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan
Faktor ini akan mempengaruhi kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang diperlukan perusahaan.
f. Faktor keterbukaan dan keikut sertaan manajer
Keterbukaan dan keikutsertaan manajer akan membuat perencanaan SDM menjadi lebih baik.
3. Faktor ketenaga kerjaan
Dalam menyusun perencanaan SDM, faktor ketenagakerjaan yang di perlu dipertimbangkan ialah :
a. Pensiun, pemutusan hubungan kerja (PHK), tingkat kehadiran
b. Promosi, mutasi, pekerja yang diikutsertakan program pelatihan dan pengembangan
4. Faktor-faktor lainnya
Faktor-faktor ini diantaranya adalah pasar tenaga kerja, faktor demografi, faktor penyedia atau rentang kendali dan faktor lokasi.
